Die Zukunft kann kommen

Pool- und Direktanbindung bilden keine Gegensätze mehr, sondern ergänzen einander zum Vorteil der Vertriebspartner. Ermöglicht wird diese zielführende Struktur durch die INFITECH – die Insurance, Finance & Tech Group, eine Holding, die das Dach der neuen Firmengruppe bildet.

Eine Vision wird Wirklichkeit

Die Realisierung eines derartig spektakulären Umbruchs bedarf umfassender Vorbereitungen. Norbert Porazik und Markus Kiener, die Gründer der Fonds Finanz, haben als Taktgeber ihre Vision vom perfekten Service für Makler umgesetzt.

Das Ergebnis ist überzeugend und eingängig für alle Beteiligten. Ausgereifte IT-Lösungen in Verbindung mit einem überragenden Serviceangebot verschlanken die administrativen Abläufe enorm. Für Vertriebspartner werden all die Hindernisse aus dem Weg geräumt, die sie bei ihrer wichtigsten Tätigkeit, der Kundenberatung, einschränken. Eine neue Effizienz zieht in die Büros ein, mit einer Umsetzung, die endlich die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsabläufen vollumfänglich zur Wirkung bringt. Gleichzeitig sind damit die Voraussetzungen für einen Schulterschluss zwischen Versicherungen, Finanzdienstleistern, Maklern und Kunden geschaffen.

Stimmige Strukturen schaffen

Eine derartige Aufgabe zu stemmen, bedarf es grundlegender Veränderungen. Ganz am Anfang steht eine geschickte Einordnung dessen, was selbst zu lösen ist und wo externe Kompetenzen hinzukommen sollten.

Drehen wir die Uhr etwa zwei Jahre zurück: Die Fonds Finanz präsentiert sich nach einigen Unternehmenszukäufen gut aufgestellt als größter Maklerpool Deutschlands. Die interne Analyse allerdings zeigt auf, dass auf dem Weg zum perfekten Partner für die Makler noch ein Stück des Wegs zu gehen ist. Ende des Jahres 2021 kommt es zu einer zentralen organisatorischen Weichenstellung: Mit Hg steigt ein optimal passender Tech-Investor ein. Ein Gewinn als Sparringspartner bei wichtigen strategischen Entscheidungen und ausgestattet mit unschätzbarem technologischem Know-how.

Anlässlich dieses Einstiegs wird eine Holding gegründet, die heutige INFITECH, über die fortan finanziell strategische Entscheidungen ermöglicht werden. In diese Holding gehen alle bestehenden Beteiligungen ein und verteilen sich auf den neuen Gesellschafterkreis. Norbert Porazik und Markus Kiener halten seitdem keine direkten Beteiligungen an der Fonds Finanz und den dazugehörigen Unternehmen mehr. Eine Struktur mit einem allumfassenden Blick auf die verschiedenen Geschäftsfelder. So lässt sich Zukunft gestalten.

Gleichgelagerte Interessen

Der bis dato letzte und wichtigste Entwicklungsschritt war Ende 2022 die Übernahme des DEMV durch die INFITECH. Die beiden Gesellschafter des DEMV, Karsten Allesch und Fabian Fritz, gaben dabei ebenfalls ihre direkten Anteile am DEMV ab und erweitern seitdem den Gesellschafterkreis der INFITECH. Damit stehen erstmals in der Gruppe zwei Unternehmen Seite an Seite, die unterschiedliche Angebote für identische Zielgruppen bereithalten, nämlich Pool- und Direktanbindungen zur Geschäftsabwicklung mit den Versicherern und anderen Produktgebern.

Unter dem Dach der INFITECH entfalten jetzt beide Verfahren ihre individuellen Stärken für die angebundenen Makler. Ein entscheidender Punkt ist dabei: Aufgrund der organisatorischen Struktur können keinerlei kollidierende Einzelinteressen entstehen. Alle ziehen auf den operativen Ebenen am selben Strang, haben dasselbe Ziel vor Augen: den optimalen Geschäftserfolg für die gesamte Unternehmensgruppe, und das ganz im Sinne der Makler.

Ein Profi an der Spitze

In der neuen Organisationsstruktur kommt der Geschäftsführung der INFITECH eine besondere Bedeutung zu. Als Rechtsperson, die im Namen aller Gruppenunternehmen handelt, laufen dort alle Fäden zusammen. Mit Blick auf das große Ganze lassen sich Synergien optimal nutzen. Da ist absolute Kompetenz an der Spitze gefragt. Schnell war klar, dass diese anspruchsvolle Aufgabe nur aus der Gruppe heraus besetzt werden kann, gilt es doch, das Geschäft in all seinen Facetten und in jeder Tiefe perfekt zu beherrschen. Genau diese Fähigkeit bringt Markus Kiener mit, der als Mann der ersten Stunde die gesamte Entwicklung der Fonds Finanz von den Anfängen bis heute mit Norbert Porazik zusammen begleitet und gesteuert hat.

Im Konsens mit allen Entscheidungsträgern fiel folgerichtig die Wahl auf ihn. Sein Kommentar: „Wir haben gemeinsam beschlossen, dass ich diese wichtige Funktion übernehme. Ich repräsentiere unser Führungsteam bei der INFITECH und werde den Ausbau unserer bisherigen Partnerschaftskultur intensivieren.“ Sicher ist, sein Enthusiasmus und seine Verbundenheit mit den Zielen der Gruppe werden schon bald sichtbare Ergebnisse liefern.

Ihm zur Seite steht Christian Miller, der die kaufmännischen Shared Services verantwortet. Darunter werden Synergien verstanden, die daraus entstehen, dass gleichartige Vorgänge aus einer Hand zentral für alle Unternehmen der Gruppe erledigt werden. Das beginnt bei der Finanzbuchhaltung und reicht bis zum Aufbau eines neuen Berichtswesens für die künftig erforderlichen Konzern-Jahresabschlüsse der Gruppe. 

Perfekte Aufgabenteilung

Den direkten Kontakt zu den Vertriebspartnern halten wie gewohnt die Unternehmen der Gruppe. INFITECH selbst tritt gegenüber den Vertriebspartnern nicht aktiv in Erscheinung, wird aber mit ihrer strategischen Tätigkeit immer wieder positive Impulse für das operative Geschäft setzen. In Summe agieren etwa vierzehn Unternehmen für Versicherungs- und Finanzmakler als eigene Marken unter dem Dach der INFITECH am Markt: allen voran die Fonds Finanz mit EDISOFT, Pension Benefits und VersOffice, Finance Key Systems und softfair sowie der DEMV mit demv systems. Letztere ist die Heimat von „Professional works“, einem mehrfach ausgezeichneten Maklerverwaltungsprogramm, das künftig alle Kunden- und Verwaltungsdaten in einer Datenbasis zusammenführt. Ein unschätzbarer Vorteil für alle angeschlossenen Makler.

Es wird jetzt Schritt für Schritt mit der Integration der vormals nebeneinanderstehenden Tools vorangehen. Schnittstellen werden eingerichtet, noch in diesem Jahr für die Vergleichsrechner von softfair und Advisor’s Studio von EDISOFT. Bei NAFI und Thinksurance werden Erweiterungen auf das Poolgeschäft vorgenommen. Die Europace-Plattform für Baufinanzierungen folgt im kommenden Jahr. Auch in der Übergangsphase ist für Unterstützung gesorgt (mehr dazu auf Seite 15).

Das Beste aus zwei Welten

Begeistert spricht Markus Kiener über den bahnbrechenden Vorteil der neuen Verbindung zwischen der Fonds Finanz und dem DEMV. „Das vermeintliche Entweder-oder von Pool- oder Direktanbindung entfällt und wird durch ein überzeugendes Miteinander ersetzt, das eine völlig neue Qualität bietet. Jeder Makler kann sich bei uns frei entscheiden und sich das Beste aus zwei Welten aussuchen. Unabhängig von der Anbindung nutzt er dabei von der Beratung bis zur Schadenabwicklung mit ‚Professional works‘ eines der besten CRM-Programme auf dem Markt. Effizienter und komfortabler kann man seine Maklertätigkeiten nicht gestalten. Also kommt ganzheitlich zu uns, und steigert so euren Mehrwert“, so sein Appell an die Vermittler.

Wie lief das bisher? Umfangreichere Bestände bei einer Gesellschaft wurden vielfach als Direktanbindung geführt. Die Gesellschaft rechnet dann direkt mit dem Makler ab, dahinter steht der DEMV mit seinen auf die Abwicklung von Direktanbindungen optimierten, vollautomatischen Prozessen. Kleinere, breit gestreute Bestände sind besser bei einem Pool aufgehoben, der wie die Fonds Finanz Makler mit umfassenden Serviceleistungen unterstützt und die Abrechnungen mit den Gesellschaften bündelt. Diese Zweigleisigkeit führte allerdings zu einem hohen Aufwand bei der Verwaltung der Kunden, die in aller Regel nur manuell zusammengeführt werden konnten. Daten mussten mehrfach eingegeben werden und wurden oft nicht zuverlässig aktualisiert. All das gehört jetzt absehbar der Vergangenheit an.

Eine Plattform für alles

Jeder Makler entscheidet unabhängig zwischen Direkt- und Poolanbindung und hat dann entweder einen eigenen Ansprechpartner bei den Gesellschaften oder der Pool nimmt ihm so gut wie alles im Zusammenspiel mit den Versicherern ab. Egal, wie die Entscheidung ausfällt, Makler können sich für ihre Kundenverwaltung auf die perfekt digitalisierten und automatisierten Abläufe bei „Professional works“ verlassen. Alle Kunden und Verträge werden vollautomatisiert an einer Stelle gepflegt, was zu einer Reduktion des Verwaltungsaufwandes um bis zu siebzig Prozent führen kann. Viele weitere Tools erleichtern den Makleralltag um ein Vielfaches. „Professional works“ ist die digitale Plattform, an die alle Gruppenanwendungen angedockt werden und in der die Allumfassende Maklerplattform (AMP) der Fonds Finanz aufgeht.

Perfekte Einarbeitung

Idealerweise schauen sich interessierte Makler alle Module an und erarbeiten sich so ein stabiles Fundament für den Umgang mit Professional works. Je nach Kenntnisstand können die Module natürlich auch einzeln angesehen werden. Ein unbegrenzter Zugriff von jedem Endgerät ermöglicht einen Zugang, wann und wo man will. Überhaupt, jeder Makler, der sich anmeldet, erhält ein persönliches „Onboarding“ durch einen fest zugewiesenen Experten des DEMV, der bei der Einrichtung des Accounts zur Seite steht.

Die Erfahrung zeigt, dass hier mit Zeitphasen von drei bis sechs Monaten zu rechnen ist. Über diesen Zeitraum hinweg erhalten Makler kostenfrei die persönliche Expertenunterstützung. Als weiterer Back-up ist auf der Plattform jederzeit ein Support-Icon eingeblendet, sodass direkt ein Termin mit einem Maklerbetreuer vereinbart werden kann. Die enorme Reduzierung des Verwaltungsaufwandes sorgt für eine schnelle Kompensation der investierten Zeit und auf Sicht winkt ein dauerhaft spürbarer Gewinn an Arbeitsqualität.

Auf den Punkt gebracht

Konkrete Beispiele lassen am ehesten erkennen, auf welch eine spektakuläre neue Vorteilswelt sich die Makler freuen können. Hier kommt ein vertiefender Blick auf einige der neuen Funktionen.

Das Digitalradar geht über den gesamten Kundenbestand und wertet aus, welche Verträge im System noch nicht digital vorgehalten werden. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn über eine Endkunden-App neue Verträge direkt von Kunden angelegt worden sind. Für alle Vorgänge, die noch manuell gepflegt werden, zeigt das Digitalradar den optimalen Vertriebsweg an, und mit wenigen Mausklicks erfolgt die Umstellung. Ein Makler mit einer Direktvereinbarung für einen Kunden, der jetzt sieht, dass der Kunde bei der Gesellschaft auch einen Fremdvertrag hat, kann eine Übertragung anstoßen. Fremdverträge bei Gesellschaften ohne Direktvereinbarung können über die Pool-Lösung Fonds Finanz in den eigenen Bestand überführt werden. Dort wird dafür gesorgt, dass alle Daten automatisiert in das System eingespielt werden.

Das AkquiseCenter war das bislang empfohlene CRM-Tool, in das Makler manuell viele Daten eingepflegt haben. Natürlich ist ein Datenimport aus dem AkquiseCenter in Professional works unbedingt angeraten. Eine Schnittstelle, die diese Aufgabe automatisiert erledigt, ist in Vorbereitung. Aktuell erfolgt der Weg zweistufig. Zunächst werden die Daten exportiert und dann über eine Importfunktion in Professional works eingespielt. Ein Ablauf, der übrigens von jedem beliebigen CRM aus in Gang gesetzt werden kann, auch von gebührenpflichtigen Versionen.

In Professional works besteht Zugriff auf viele weitere Tools, die perfekt untereinander kommunizieren. Besonders erwähnenswert ist das Serienmail und -briefmodul, mit dem ein Bestand zunächst ausgewertet wird und in der Folge zielgenau vertriebliche Marketingaktivitäten aufgesetzt werden können. Als Beispiel: An alle Kunden zwischen 50 und 70 Jahren ohne Pflegeversicherung werden automatisiert E-Mail-Angebote zu diesem Thema versandt. In der Vorgangsverwaltung lassen sich Kündigungen in drei Mausklicks vornehmen und Dokumenten-anforderungen mit Wiedervorlagen anlegen.

Jetzt loslegen

Das sind doch mal herausragende Perspektiven: Alle Daten werden auf der neuen digitalen Plattform erfasst und aktuell gehalten. Egal ob Poolgeschäft oder Direktvereinbarung, von Professional works aus kann ein geschlossener Beratungskreislauf gestartet werden. Makler sind künftig völlig frei in ihrer Entscheidung für den einen oder anderen Vertriebsweg.  Automatisierte Vorgänge halten den Verwaltungsaufwand niedrig und schaffen Raum für neue vertriebliche Impulse. „Das Beste aus zwei Welten“ unter dem Dach der INFITECH ist angerichtet. Die Devise heißt also „jetzt loslegen“, denn umso rascher spielen sich die neuen effizienten Routinen ein.