Büromanagement 4.0

Die To-do-Liste ist lang, der Tag mal wieder zu kurz. Statt top vorbereitet beim Kunden zu sitzen, verliert der Vermittler sich im alltäglichen Klein-Klein: E-Mails beantworten, Anträge bearbeiten, Akten scannen, Bestandskunden pflegen. Und so weiter. Und so fort.

Nicht immer können sich Makler dem Büroalltag komplett entziehen, vor allem nicht als kleinere Vermittler. Aber sie können delegieren, zum Beispiel an einen virtuellen Assistenten wie VersOffice.

Aufgaben delegieren, Freiräume gewinnen

Bei VersOffice liegen die unliebsamen „Zeitfresser“ in kompetenten Händen und wertvolle Freiräume vor dem Vermittler. Er kümmert sich um sein Kerngeschäft – das neue Backoffice ums Administrative. Das Angebot beginnt bei der telefonischen Erreichbarkeit, reicht über die Datenaufnahme bis zur Sachbearbeitung und beinhaltet auch die Digitalisierung von Akten. Immer steht der einzelne Vermittler mit seinem konkreten Bedarf im Fokus und darf sich auf ein individuelles Leistungsangebot freuen.

Das Team von VersOffice verfügt über viel Know-how in der Versicherungsbranche, kennt Vermittler-, Versicherer- und Maklerpoolsicht. Damit ist der spezialisierte Dienstleister ein idealer Kooperationspartner für die Fonds Finanz. „VersOffice übernimmt im Hintergrund die administrativen Aufgaben für die Makler – von der Telefonannahme bis hin zur Datenpflege im CRM. Wir sind von VersOffice so überzeugt, dass wir bei einer Jahrescourtage von 15.000 Euro sogar 33 Prozent der Rechnung übernehmen“, erläutert Norbert Porazik. Das Stichwort dazu heißt Three Circles, das Bonusprogramm der Fonds Finanz. Hier ist der besondere VersOffice-Vorteil Bestandteil der exklusiven Prämienauswahl. Also: Bronze Status in Angriff nehmen, Prämie buchen und sparen!

Permanente Erreichbarkeit

Vermittler, die den Telefondienst von VersOffice nutzen, sind immer optimal für ihre Kunden erreichbar. Montags bis freitags von 8:00 bis 19:00 Uhr ist das Telefon verlässlich besetzt und auch in Urlaubszeiten oder im Krankheitsfall erreichen die Anrufer immer einen kompetenten Ansprechpartner. Kunden erwarten heute eine persönliche Betreuung zu großzügigen Geschäftszeiten und möchten möglichst nicht auf einen Anrufbeantworter sprechen.

Die Zeitmanagerin

Die Ansprüche der Kunden steigen, der administrative Aufwand nimmt zu. Das weiß Kamuran Bildircin, Gründerin und Gesellschafterin der VersOffice GmbH, aus eigener Erfahrung. Deshalb hat sie es sich zum Ziel gesetzt, mit ihrem Unternehmen das Leben von Versicherungsvermittlern und Anlageberatern leichter zu machen – und sie verfolgt dieses Ziel mit beeindruckendem Enthusiasmus und großem Erfolg.

Wer mit Kamuran Bildircin spricht, merkt schnell, dass sie ganz und gar in ihrer Tätigkeit aufgeht. Bei dieser Frau kommt Beruf wirklich von Berufung und es ist beachtlich, was die Unternehmerin bisher geschaffen hat: Gegründet hat sie VersOffice 2014, aktuell beschäftigt sie bereits über 30 Mitarbeiter und nimmt ab August den Neubau eines eigenen Firmengebäudes in Angriff. „Wir wachsen stetig und planen, in den nächsten Jahren den Mitarbeiterstamm um jeweils zehn neue Angestellte pro Jahr zu erhöhen. Unser Neubau ist schon einmal auf eine Mitarbeiteranzahl von 100 Fachkräften ausgerichtet.“ Kamuran Bildircin und Team sind ein erfolgreicher Backoffice-Dienstleister und dafür steht die Gründerin an vorderster Front.

Die Serviceorientierte

„Man muss schon auch als Person und Persönlichkeit hervorstechen, um sich im Markt zu etablieren und sein Leistungsversprechen authentisch rüberzubringen. Am Anfang war ich größtenteils damit beschäftigt, mich über Facebook und Social Media bekannt zu machen und Kontakte und mein Netzwerk zu knüpfen.“ Dabei hat sie gemerkt, dass es fast reicht, einfach seine Arbeit bestmöglich zu machen. Die Kunden sind quasi von allein gekommen, eben durch die Weiterempfehlung von Mund zu Mund. „Ich wollte auch nicht immer nur unbedingt Geschäfte abschließen, das stand oft an zweiter Stelle. In erster Linie ging es mir darum: Wie kann ich jetzt meinem Gegenüber helfen? Ist das, was ich anbiete, auch das, was er braucht oder kann ich ihn anderweitig unterstützen?“ Hier sind wir auch schon bei dem Impuls, der Kamuran Bildircin letztendlich in die Selbstständigkeit geführt hat: das Helfen-Wollen.

Die Macherin

Nach einer konsequenten Karriere über verschiedene Stationen in der Versicherungswirtschaft kündigte sich 2014 ein beruflicher Umbruch an und Kamuran Bildircin entschied sich gegen ein erneutes Angestelltenverhältnis und für die Selbstständigkeit: „Ich wollte die vielen Stunden, die ich mit der Arbeit verbringe, in die eigene Firma investieren. Also fragte ich mich: Was ist es eigentlich, das den meisten Maklern oder generell der Branche fehlt? Das war Zeit. Ich wollte Zeit anbieten, eine Zeitmanagerin sein.“ Schon als Bereichsleiterin bei einem Assekuradeur wunderte sich Bildircin über Kollegen, die zuerst einmal grundsätzlich Nein sagten und Aufgaben gerne gleich abblockten. Eine solche Haltung entspricht so gar nicht ihrem Naturell: „Ich bin ein absoluter Servicemensch, das ist das, was mich erfüllt. Es gibt akut ein Problem? Dann müssen wir das jetzt lösen! Grundsätzlich kommt von mir also immer ein: Ja, gehen wir das an und probieren wir es aus!“

Also gab es auch ein Ja zur eigenen Firma. Angefangen hat VersOffice mit der einfachen Telefonannahme. „Wir haben den Maklern versprochen: So, jetzt seid ihr immer erreichbar! Ihr verpasst keine Anrufe mehr, denn ihr leitet eure Anrufe einfach auf uns um, am besten von morgens bis abends. So geht immer einer ans Telefon, der weiß, was Sache ist und dem Kunden weiterhelfen kann. Und der auch die Daten so aufnimmt, dass ihr sie weiterverarbeiten könnt.“ Das ging erfolgreich natürlich nur mit Mitarbeitern, die aus der Versicherungsbranche kamen und den entsprechenden Background mitbrachten.

Die Analytikerin

Heute ist VersOffice Teil der Fonds Finanz Unternehmensfamilie. Die Fonds Finanz hat im Juli 2018 mit 51 Prozent die Anteilsmehrheit an der VersOffice GmbH übernommen. Weiterhin werden alle Dienstleistungen in vollem Umfang allen Mitspielern der Branche angeboten. „Unser Fokus lag zu Beginn auf der administrativen Unterstützung, heute beraten wir unsere Kunden aber nicht mehr nur in Bezug auf die Prozesse, sondern professionalisieren und digitalisieren die Abläufe auch direkt vor Ort. Sind wir beim Vermittler im Büro, sehen wir schnell, dass zum Beispiel bereits Kleinigkeiten wie ein zweiter Bildschirm für jeden Arbeitsplatz und ein Headset für jeden Kollegen eine Menge Zeitersparnis bewirken können.“ Am Anfang steht immer die allumfassende Bedarfsanalyse: „Die persönliche Analyse vor Ort ist wirklich sehr umfangreich, wir schauen ehrlich auf alle Prozesse und alle genutzten Tools. Oft mag man uns gar nicht so recht glauben, dass wir so individuell vorgehen. Das ist manchmal schwer zu vermitteln.“ VersOffice analysiert den individuellen Bedarf jeden Maklers tatsächlich en détail!

Die Direkte

Im Laufe ihrer Tätigkeit hat Kamuran Bildircin erlebt, dass im Maklergeschäft zwar alle mit den gleichen Produkten arbeiten, diese aber unterschiedlich angeboten werden. „Einige Vermittler gehen doch ziemlich umständlich vor. Das fängt bei der Bedarfsermittlung an: Sie schreiben die Kundenbedürfnisse vor Ort auf einen Zettel, fahren ins Büro, pflegen dort die Daten in eine Excel-Tabelle oder einen Vergleichsrechner ein, rechnen womöglich noch einmal nach, gestalten aufwendige Tabellen, vergleichen selbst Bedingungen. Aber dafür gibt es doch Tools! Die Fonds Finanz bietet zum Beispiel die Produkte der VorFina an, für die bAV gibt es tolle digitale Werkzeuge, die man nutzen kann.“ Diese zeitintensive Arbeitsweise ist für Bildircin auch die Folge mangelnder Kommunikation. Vielen Maklern fehle es noch am Austausch und die Netzwerke würden nicht hinreichend genutzt. „Wir dürfen hinter die Kulissen blicken und beobachten, dass sich hier allmählich etwas ändert. In den Social Media Gruppen heißt es immer öfter: Welches Vergleichsprogramm nutzt du? Wie setzt ihr dieses und jenes Tool ein? Letztendlich geht es immer um den direkten Weg. Und darin sehen wir auch unseren Auftrag: Wir möchten gerne alle unsere Kunden auf diesen Weg bringen. Ohne Umwege, statt umständlich – das ist unsere praktische Vision.“ Klar, dass auch die digitale Unterschrift und ein Tool wie inSign zu diesem direkten Weg gehören.

Vermittler profitieren – heute und in Zukunft

„Durch unser virtuelles Backoffice, das Outsourcing von administrativen Tätigkeiten und die Automatisierung und Digitalisierung der eigenen Prozesse bekommt der Vermittler Planungs- und Handlungsfreiheiten zurück und kann sich vermehrt um sein Kerngeschäft mit seinen Kunden kümmern.“ Beim Stichwort Kunden liegt Kamuran Bildircin noch etwas auf dem Herzen: „Der Kundenbestand ist die Altersvorsorge eines jeden Vermittlers. Und je mehr und besser dieser Bestand gepflegt wird, umso mehr Wert hat er eben auch. Gerne kümmern wir uns mit unserer fachlichen Expertise um diesen Bestand und sorgen dafür, dass die vertrieblichen Möglichkeiten der Bestandsverträge immer optimal genutzt werden.“