Die Fonds Finanz wächst und wächst. Dass trotzdem alle gut zusammenarbeiten, dafür sorgt die Abteilung „People & Organisation“

Die Fonds Finanz schreibt Erfolgsgeschichte und immer mehr Menschen arbeiten in verschiedenen Abteilungen für das Wohl der Makler. Da kommt es auf darauf an, die Prozesse effizient zu gestalten und für eine reibungslose Kommunikation im Betrieb zu sorgen.

Florian Schwenninger ist seit 2020 in der Geschäftsführung für den Bereich „People & Organisation“ zuständig. In diesem Artikel erklärt er, worin seine Aufgaben und Ziele liegen: „Rahmenbedingungen für ein nachhaltiges Miteinander zu schaffen, bereitet die Wege für effizientes und erfolgsorientiertes Arbeiten“, davon ist er nach über 20 Jahren Erfahrung im Projektmanagement überzeugt.

Im Mittelpunkt steht der Mensch

Besser kann man nicht zusammenfinden: Florian Schwenninger war als externer Berater schon einige Zeit mit Norbert Porazik und Markus Kiener im Gespräch, als die beiden mit dem Vorschlag kamen, ob er nicht in die Geschäftsleitung eintreten wolle.

Gesagt, getan. Florian nahm nach Stationen in leitenden Positionen bei Banken und Versicherungen und zuletzt als selbstständiger Berater und Coach im Juli 2020 seine Tätigkeit bei der Fonds Finanz auf. Seitdem liegt seine Aufgabe in der Schaffung von Strukturen, in denen unter anderem die interne Organisation, zahlreiche Projekte und das Recruiting des stetig wachsenden Maklerpools in geordnete Bahnen gelenkt werden.

Kommunikation ist der Schlüssel

In den mehr als zwanzig Jahren, in denen er sich mit Projektmanagement beschäftigt hat, hat Florian eine ganze Reihe von Projekten miterlebt und gesehen, wie Termine und Budgets nicht eingehalten wurden – bis hin zum vollständigen Scheitern. In der Regel waren es dabei nicht fehlendes Know-how, die Technologie oder falsche Konzepte. Unzureichende Kommunikation war vielmehr oft der ausschlaggebende Faktor.

„Dies betrifft nicht nur große Organisationen. Überall dort, wo zwei und mehr Menschen zusammenkommen, ist so etwas möglich. Das könnte also auch für unsere Makler Anstoß sein, ihre internen Abläufe einmal daraufhin zu überprüfen“, regt Florian an. Er ist davon überzeugt, dass für die Produktivität ein Miteinander und im Idealfall ein Füreinander unbedingt erforderlich ist.

USO: Eine für alle

Die Aufgabe von USO (Unternehmensstrategie & Organisationsentwicklung) ist es, die Rahmenbedingungen für betriebliche Abläufe festzulegen. Die Organisationsentwicklung kann hier mit maßgeschneiderten Lösungen für ein gutes Zusammenspiel der unterschiedlichen Bereiche in einem Unternehmen sorgen. Und zwar gleichermaßen das Spielfeld abstecken wie die Spielregeln definieren, damit jeder weiß, was Sache ist.

So wurden im letzten Jahr mit der Neuorganisation in der Fonds Finanz neue Bereiche und Strukturen geschaffen, um insbesondere auch das Zusammenspiel der Fachbereiche und der IT zu verbessern. Auf diesem Weg soll es gelingen, die Marktanforderungen und die Wünsche von Maklern und Kunden qualitativ besser und noch schneller realisieren zu können. Angestoßen werden die Prozesse in der Führungsspitze, indem die Schwerpunkte festlegt werden. Was ist zu tun, um die Fonds Finanz noch klarer als Nummer-eins-Maklerpool für Vermittler zu etablieren, welche Zielgruppen haben bei der Geschäftsentwicklung Priorität? Derartige Fragestellungen werden dann in den geeigneten Arbeitsschritten umgesetzt. Prozesse wie diese können ebenso gut in kleineren Einheiten für effizientere Arbeitsabläufe sorgen. Das kann jeder Makler mal für sich ausprobieren.

Wissen, wie es geht

Sind die Zielsetzungen geklärt, geht es an die Umsetzung. Projekte werden definiert und die entsprechenden Projektteams gebildet. Vorbereitend zu klären gibt es dabei eine ganze Menge: die einzubeziehenden Bereiche, die beteiligten Personen, der erwartete zeitliche Aufwand – oft rennen die Beteiligten mit großem Engagement einfach los, und am Ende werden Zeit- und Kostenrahmen gesprengt, ohne dass man dem Ziel entscheidend nähergekommen ist.

„Professionelles Projektmanagement behält den Überblick, weiß, welche Aufgaben anstehen und stellt einen reibungslosen Projektablauf sicher. Neben fachlichen Aspekten zählt insbesondere das Teambuilding hierzu“, beschreibt Florian die Aufgabe seines sechsköpfigen Projektleiterpools. Und die Hebelwirkung ist enorm, wenn Projektziele inhaltlich, termingerecht und im geplanten Kostenrahmen tatsächlich auch erreicht werden. Denn sie stärken erheblich die Leistungsfähigkeit der Fonds Finanz und damit die Servicequalität für die Makler.

Auf Augenhöhe

Jeder, der mit Führung zu tun hat, kennt das: Ob es um die täglichen Arbeitsabläufe geht, um erfolgreiche Mitarbeitergewinnung oder ob auf einmal eine Kündigung auf dem Tisch liegt, immer menschelt es dahinter. Hier rechtzeitig Vorsorge zu treffen, um gewünschte Entwicklungen zu befördern und ungewünschte zu verhindern, damit beschäftigen sich Human-Resources-Abteilungen, so auch bei der Fonds Finanz. Zwei Beispiele sollen deren Arbeit unabhängig vom konkreten Wirken bei der Fonds Finanz näher beleuchten und damit Impulse für die eigene Arbeitsumgebung geben. Zum einen wird bisweilen befürchtet, Weiterbildung könne eher zum Sprungbrett werden, als dem ausbildendenden Betrieb zugutezukommen. „Qualifiziere ohne Verlustängste“, sagt Florian dazu und zieht einen Vergleich zu Bundesligavereinen wie Mainz oder Freiburg, die sich als Ausbildungsvereine einen hervorragenden Ruf erworben haben und erfolgshungrige Talente anziehen. Weiterbildung ist alternativlos, schafft Bindung und zahlt auf die Attraktivität eines Unternehmens ein. Als zweites Beispiel sei Führung genannt.

Das Verhalten, das der Chef an den Tag legt, ist einer der drei Hauptgründe für einen Wechsel des Arbeitsplatzes, dabei spielt die Größe eines Unternehmens keine Rolle. Zuhören, sich auf Augenhöhe begegnen, Verständnis erzeugen, Sicherheit und Orientierung geben, Konflikte als positive Problemlösungen zulassen und Potenziale entfalten – das sind die wesentlichen Kriterien für stabile Mitarbeiterstrukturen. Anhand dieser Kriterien können alle Chefs leicht prüfen, welche Optimierungsansätze für sie infrage kommen. Fehlt der eine oder andere, ist ein Ansatz zur Optimierung gefunden.

Einen der aktuellen Situation geschuldeten Schwerpunkt hebt Florian hervor: „Mobiles Arbeiten einerseits zu ermöglichen und gleichzeitig persönliche Kontakte nach Corona wiederzubeleben, um eine Kultur des Miteinanders zu schaffen, treibt uns aktuell verstärkt um.“ People & Organisation vereint eine breite Palette von Aufgaben unter einem Dach, die die betrieblichen Abläufe stärken sollen. Das hat sich die Fonds Finanz vorgenommen. Und was habt Ihr so vor?